¿Cómo puedo actualizar la información de mis Entidades?

Para asegurarte de que siempre cuentas con los datos más recientes, es necesario realizar extracciones de información.

📌 ¿Qué es una extracción?
Una extracción es el proceso mediante el cual Syntage accede a una fuente de datos específica por ejemplo, el SAT para  extraer facturas, opinion de cumplimiento constancia de situación entre otros. esto actualiza la información en tu cuenta asi como los reportes y análisis de tus clientes dentro de la plataforma.

Existen dos tipos de extracciones en Syntage:

• Las extracciones manuales  que te permite actualizar la información de un cliente en el momento en que lo necesites.
• Las extracciones automáticas son aquellas que se programan para ejecutarse de manera periódica sin necesidad de intervención manual. Esto permite que la información de tus entidades se actualice de forma continua, asegurando que siempre tengas los datos más recientes en tu cuenta de Syntage.

🔄 Extracciones Manuales 

Vamos a comenzar con las extracciones manuales, que te permiten actualizar la información de un cliente en el momento en que lo necesites.

Existen tres formas de realizar extracciones manuales dentro de la plataforma:

1️⃣ Desde el apartado de Entidades

• Ubica la Entidad que deseas actualizar y haz clic en Estatus.

• Aquí podrás visualizar el estado de la información:
  • Los elementos con una paloma verde indican que están accesibles para consulta.

• • También podrás ver la última fecha de actualización de la data.

• Para crear una extracción, haz clic en Crear extracción: 

• Selecciona los extractores que deseas actualizar:  

• Configura los parámetros necesarios y da clic en "Crear extracción"

2️⃣ Desde la vista de Reportes

• En el apartado de "Entidades", haz clic en el RFC de la entidad que deseas actualizar. 

• Esto te dirigirá a la sección de "Reportes", donde en la parte superior derecha encontrarás el botón "Actualizar Data".

• Al hacer clic en él, podrás iniciar una extracción manual. Solo selecciona los extractores que necesitas actualizar y configura los parámetros adecuados.

3️⃣ Desde el menú de opciones de la Entidad

• En la sección de Reportes, localiza el nombre de la Entidad y haz clic en el botón de tres puntos ubicado junto a su nombre.
• Selecciona la opción "Extracciones", donde podrás ver el historial de extracciones de esa Entidad.

• Desde esta sección, haz clic en "Crear extracción", elige los extractores y ajusta los parámetros según lo que necesites actualizar.

🔔 Actualización rápida:
Utiliza estas opciones para mantener al día la información de tus Entidades de manera ágil y sencilla.

Si quieres asegurarte de que la información de tus entidades se actualice sin necesidad de hacerlo manualmente, puedes programar extracciones automáticas en Syntage.

A diferencia de las extracciones manuales, que se ejecutan solo cuando tú lo decides, las extracciones automáticas se configuran para ejecutarse de manera periódica, lo que garantiza que siempre tendrás los datos más recientes sin intervención manual.

🔄 Activar extracciones automáticas en Syntage

Para asegurarte de que la información de tus entidades se actualice automáticamente sin necesidad de hacerlo manualmente, sigue estos pasos:

1️⃣ Accede a la configuración de extracciones automáticas

• Dirígete a Configuración, ubicada en la parte superior derecha.
• Selecciona Planificador de extracciones.

2️⃣ Tipos de planificadores disponibles
En esta sección encontrarás dos tipos de planificadores:

• Planificadores de primera vez: Se ejecutan una única vez cuando una entidad es dada de alta por primera vez.
• Planificadores recurrentes (Default): Son los que utilizaremos para automatizar las extracciones de datos.

3️⃣ Crear un planificador recurrente

• Haz clic en Añadir nuevo.
• Completa el formulario nombrando el planificador y asociándolo a una etiqueta.
• Por defecto, todas las entidades estarán seleccionadas, lo que significa que toda tu base de datos será actualizada.
• Si no deseas actualizar todas las entidades, es recomendable segmentarlas con etiquetas.

4️⃣ Crear y asignar etiquetas

• Ve al apartado de Entidades y localiza la columna Etiquetas.
• Haz clic en Añadir etiqueta, escribe el nombre y presiona Enter.
• La etiqueta se guardará automáticamente y podrás asignarla a diferentes entidades.

• Luego, regresa al Planificador y cambia la asociación de entidades a la etiqueta específica que creaste.

5️⃣ Configurar las reglas de extracción

• Una vez definido el planificador, haz clic en Crear o Actualizar
• En la parte inferior derecha, selecciona Crear regla.

• Configura los siguientes parámetros:
  ✅ Extractor: Elige la fuente de datos que deseas extraer (facturas, declaraciones,  opiniones de cumplimiento, constancia de situación fiscal, entre otros.).
  ✅ Frecuencia: Define cuántas veces deseas actualizar la información (diario, semanal, quincenal, etc.).
  ✅ Período: Selecciona la cantidad de tiempo que quieres extraer.

🔔 Para garantizar información completa, te recomendamos incluir todas las opciones disponibles según el tipo de extractor seleccionado.

• Finalmente, haz clic en Crear.

📌 Importante: Puedes crear tantas reglas como sea necesario, pero recuerda que esto afecta directamente el consumo de tu plan contratado.

📝 Cómo calcular el consumo de extracciones

Para evitar un uso excesivo, toma en cuenta la siguiente fórmula:

Número de entidades x Número de extractores x Frecuencia

Ejemplo: 
Si segmentaste 19 clientes en una etiqueta y configuraste una extracción de facturas con una frecuencia quincenal, la cuenta sería:
🔹 19 (entidades) × 1 (extractor) × 2 (quincenal) = 38 extracciones al mes

🔹 Esto se reflejaría como 19 entidades procesadas en el mes y 38 extracciones consumidas de tu plan. 

💡 Como nota destacada:

⚠️ Atención:
Puedes configurar múltiples reglas según lo requieras, pero cada una de ellas influye en el consumo de los recursos incluidos en tu plan.

📌 Si tienes preguntas adicionales, no dudes en contactar a tu CSM asignado o abrir un ticket de soporte a través de nuestros canales oficiales.

Medios de atención disponibles de lunes a viernes, de 8:00 am a 6:00 pm (hora CDMX):

📲 Canal de soporte en WhatsApp: 55 6943 7840
🔗 Portal de soporte técnico: https://support.syntage.com