Planificador extraciones

Manual de Usuario – Syntage.com

Módulo: Planificador de Extracciones

1. ¿Qué es el Planificador de Extracciones?

El Planificador de Extracciones es una funcionalidad que permite programar extracciones automáticas de información desde fuentes como SAT, RPC, RUG, Buró de Crédito, entre otras.

Existen dos tipos de planificadores:

• Primera vez: se ejecuta automáticamente cuando una Entidad se da de alta por primera vez en la plataforma, durante su proceso de onboarding. Esto permite obtener la información inicial sin necesidad de que el usuario dispare manualmente varias extracciones.
• Recurrente o default: permite actualizar la información periódicamente para mantener los datos vigentes. Esto resulta clave en procesos como la colocación de nuevos productos, planes de financiamiento, ampliación de crédito o monitoreo de cartera.

Además, el planificador facilita la creación y ejecución de reglas de monitoreo más robustas, al mantener los datos actualizados y permitir detectar cambios relevantes a tiempo.

2. ¿Para qué sirve el Planificador de Extracciones?

El planificador tiene múltiples usos, dependiendo del tipo de programación:

Planificador de Primera vez

• Automatiza la recopilación de datos iniciales cuando un nuevo Entidad se da de alta.
• Elimina la necesidad de correr extracciones manuales al inicio.
• Permite una evaluación más rápida y completa desde el primer contacto.

Planificador Recurrente o default

• Actualiza la información periódicamente sin intervención manual.
• Facilita la toma de decisiones sobre extensión de crédito, seguimiento de cartera, campañas de renovación, entre otros.
• Garantiza que el monitoreo refleje los cambios más recientes en la información.

3. Acceso al Planificador

Para ingresar al planificador de extracciones:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Syntage.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón de Configuración.
3. Selecciona la opción Planificador de extracciones.
4. Serás redirigido a la sección donde encontrarás dos pestañas:
   • Primera vez
   • Default o recurrente

4. Configurar el Planificador de “Primera vez”

1. Dentro de la pestaña Primera vez, ubica el extractor que deseas configurar.
2. Haz clic en el ícono de lápiz (configuración) en la columna de acción.

Por defecto, el extractor de primera vez está configurado para traer los últimos 3 años de información, pero puedes modificarlo para ampliar o reducir ese rango. La información puede remontarse hasta 2014, año en que el SAT digitalizó sus datos.

1. En el panel de configuración podrás:
   • Seleccionar los periodos que deseas consultar.
   • Elegir los tipos de archivos que se incluirán en la extracción.
2. Una vez listos los cambios, haz clic en Editar para aplicar los ajustes específicos.
3. Luego, haz clic en Actualizar para guardar los cambios generales del extractor de primera vez.

¿Quieres deshabilitar el planificador de primera vez?

En caso de que no desees generar extracciones automáticas al momento del alta de tus clientes, puedes deshabilitar el planificador de primera vez desde el ícono de lápiz. Esto puede brindarte ciertos beneficios, como:

• Mayor control sobre los RFCs que se procesan mensualmente.
• Optimización del consumo de tu plan de Syntage.

Antes de tomar esta decisión, te recomendamos evaluar ciertos puntos clave para asegurar que se alinea con tus objetivos:

• Necesidad de ejecutar extracciones de manera manual, lo que implica más carga operativa.
• Imposibilidad de automatizar reglas de monitoreo desde el alta, ya que no habría datos para analizarlas.
• Posible retraso en la toma de decisiones crediticias o comerciales.

Recomendamos deshabilitar este planificador solo si cuentas con procesos alternativos muy bien definidos para cubrir esas brechas.

Para deshabilitar el planificador de primera vez:

1. Haz clic nuevamente en el ícono de lápiz.
2. Presiona el botón Deshabilitar.
   • Verás que el botón cambia de color azul a gris, lo que indica que está inactivo.
3. No olvides hacer clic en Actualizar para que los cambios se guarden correctamente.

5. Configurar el Planificador Recurrente (o Default)

Una vez configurado el planificador de “Primera vez”, es importante complementar la estrategia de extracción con el planificador recurrente, también conocido como default.

Este planificador se encarga de ejecutar extracciones automáticas de forma periódica, asegurando que la información de tus clientes y prospectos se mantenga siempre actualizada. Esto es clave para procesos de monitoreo, ampliaciones de crédito, reofertas o cualquier decisión que dependa de información vigente.

A continuación, te mostramos cómo configurarlo y qué considerar para sacarle el máximo provecho.

Acceso y creación de planificadores

Para acceder al planificador Default, da clic en el ícono de lápiz.

Si prefieres crear un planificador adicional, da clic en el botón “Añadir nuevo” en la parte superior. Puedes crear tantos planificadores como tu operación lo requiera.

Configuración básica

Ya sea que uses el planificador Default o uno nuevo, deberás:

• Asignar un nombre al planificador.
• Asociarlo a etiquetas, para determinar a qué clientes se aplicará.
• Habilitar el planificador y dar clic en “Actualizar”.

Una vez actualizado, se habilitará una sección inferior para crear las reglas de extracción.

6. Crear Reglas dentro del Planificador Recurrente

Para automatizar las extracciones, deberás dar clic en el botón “Crear regla” y completar los siguientes campos:

• Extractor: Selecciona el tipo de información que deseas extraer automáticamente. Puedes elegir entre:
  • Facturas
  • Declaración anual
  • Declaración mensual
  • Declaración RIF
  • Constancia de situación fiscal
  • Opinión de cumplimiento
  • Retenciones
  • Contabilidad electrónica
  • RPC
  • Buró de crédito
• Frecuencia: Define cada cuánto deseas que se realice la extracción (diario, semanal, quincenal, mensual, etc.).
• Periodo: En algunos extractores podrás definir el periodo específico de información a extraer. En otros, también deberás seleccionar tipos de facturas o documentos.

🔍 Recomendación: Siempre que sea posible, selecciona todos los tipos de documentos disponibles para evitar omitir información importante.

Puedes crear tantas reglas como sea necesario para cubrir los distintos documentos y necesidades operativas.

7. Consideraciones sobre consumo de extracciones

Las extracciones recurrentes impactan en tu plan mensual de uso, tanto en RFCs procesados como en número de extracciones.

Para estimar cuántas extracciones se ejecutarán en el mes actual, puedes usar esta fórmula:

Número de Entidades (según etiquetas) × Número de extractores × Frecuencia mensual

📌 Ejemplo:

Tienes 55 entidades y configuras reglas para:

• Facturas (diario → 30 ejecuciones)
• Retenciones (semanal → 4 ejecuciones)
• Constancia de situación fiscal (mensual → 1 ejecución)
• Opinión de cumplimiento (quincenal → 2 ejecuciones)

Entonces:

55 entidades × 4 extractores × (30+4+1+2 ejecuciones) = 8360 extracciones al mes

8. Tips para un uso eficiente

• Segmenta mejor con etiquetas: Usa etiquetas para clasificar tu base de clientes y aplicar extracciones únicamente donde realmente se necesitan.
  Consulta este recurso para conocer más sobre cómo funcionan y cómo implementarlas:
  👉 ¿Cómo puedo actualizar la información de mis Entidades?
• Revisa la frecuencia configurada: No siempre es necesario extraer información diaria para todos los documentos.
• Haz pruebas con pocos RFCs antes de activar reglas para toda tu base.

📌 Si tienes preguntas adicionales, no dudes en contactar a tu CSM asignado o abrir un ticket de soporte a través de nuestros canales oficiales.

Medios de atención disponibles de lunes a viernes, de 8:00 am a 6:00 pm (hora CDMX):

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