Creación de Entidades

Manual de Usuario – Syntage.com

Módulo: Alta de Entidades

El proceso de onboarding en Syntage te permite dar de alta entidades, ya sean prospectos, clientes actuales o incluso tu propia empresa, para acceder a su información empresarial, tomar decisiones clave, optimizar procesos y fortalecer tu oferta de servicios financieros. Esta funcionalidad es especialmente útil en casos como análisis financiero, factoraje, KYB/KYC y prevención de lavado de dinero (PLD), aunque también puede adaptarse a otros casos de uso según tus necesidades operativas.

Para tener acceso a esta información, es necesario completar un proceso de onboarding que varía dependiendo del tipo de datos a los que desees acceder. Syntage clasifica las fuentes de datos en dos categorías: fuentes públicas y fuentes privadas.

2.1 Tipos de fuentes de información

2.1.1 Fuentes públicas

Las fuentes públicas son aquellas que puedes consultar sin requerir autorización por parte del cliente, ya que están disponibles para consulta general. Algunas de estas son:

• Registro Público de Comercio (RPC)
• Registro Único de Garantías (RUG)
• Buró de Incidencias Legales (BIL)

Estas fuentes están disponibles para consulta de cualquier persona. Por eso, en Syntage puedes dar de alta entidades y consultar su información sin que el cliente tenga que autorizarlo.

2.1.2 Fuentes privadas

Las fuentes privadas requieren autorización expresa del cliente para poder ser consultadas, como lo son:

• SAT (Servicio de Administración Tributaria)
• Buró de Crédito

Para consultar estas fuentes, es necesario que el cliente otorgue su autorización, ya sea a través de las ligas de registro proporcionadas por Syntage o mediante integraciones directas como el widget o la API, que permiten conectar el flujo de registro directamente con tu sistema o sitio web.

2.2 Alta de entidades desde fuentes públicas

El alta de entidades mediante fuentes públicas es el proceso más ágil para comenzar a consultar información empresarial básica sin necesidad de autorización del cliente. Este flujo permite solicitar datos del Registro Público de Comercio (RPC), Registro Único de Garantías (RUG), Buró de Incidencias Legales (BIL) Consulta de certificado del SAT y Verificacion de antecedentes, los cuales están disponibles para consulta pública.

Para dar de alta una entidad desde fuentes públicas, sigue estos pasos:

1. Ingresa a la plataforma de Syntage.
2. Dirígete al apartado Entidades desde el menú principal.
3. Haz clic en el botón "Agregar entidad", ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
4. Se abrirá una ventana titulada “Selecciona las fuentes de datos”, donde podrás marcar las casillas correspondientes a RPC, RUG y BIL, según las necesidades de tu análisis. Puedes seleccionar todas las fuentes o únicamente aquellas que desees consultar.
5. Da clic en Siguiente.
6. Ingresa el nombre legal o RFC de la entidad.
7. Da clic nuevamente en Siguiente para completar el alta.

Una vez completado el proceso, la plataforma iniciará las extracciones. Al finalizar, tendrás acceso a los datos seleccionados de fuentes públicas.

🧠 Nota: Para este flujo no se requiere autorización del cliente, únicamente su nombre legal o RFC.

⚠️ Tip: La consulta del Buró de Investigaciones Legales (BIL) está disponible como servicio adicional con costo por consulta. Consulta los precios aquí.

2.3 Alta de entidades con fuentes privadas (onboarding completo)

Si necesitas obtener no solo la información pública de una entidad, sino también los datos privados como los del SAT o del Buró de Crédito, Syntage te ofrece un flujo de onboarding completo. Este proceso combina ambas fuentes de información y requiere que el cliente otorgue su autorización para acceder a los datos de fuentes privadas.

El proceso de alta de entidades completo es ideal para operaciones donde se busca realizar un análisis integral desde el primer momento, ya que permite recolectar todos los datos relevantes en un solo flujo y sin necesidad de solicitarlos por separado más adelante.

Para iniciar este tipo de onboarding:

1. Junto al botón de Agregar entidad, haz clic en el icono de flecha hacia abajo.
2. Selecciona Ver registro para acceder a la sección Información de la entidad.
3. Aquí podrás generar una liga de registro genérica que incluye:
   • Datos del SAT
   • (Opcional) Datos del Buró de Crédito

Para incluir Buró de Crédito, simplemente marca la casilla correspondiente. Si no deseas incluirlo en esta etapa, puedes dejarla sin seleccionar y generar la autorización más adelante desde el estatus de la entidad.

Puedes previsualizar el flujo de registro con el botón Abrir registro o bien copiar el enlace con Copiar URL para compartirlo directamente con el cliente.

📎 Tendrás dos tipos de enlaces disponibles:

• Onboarding genérico SAT
• Onboarding genérico SAT + Buró de Crédito

2.4 Ventajas y desventajas de cada flujo

Fuentes públicas:

• ✅ No requiere autorización del cliente
• ✅ Proceso inmediato y simple
• ✅ Permite realizar una evaluación preliminar antes de contactar o solicitar información directamente a la entidad
• ❌ Solo da acceso a RPC, RUG, BIL, Consulta de certificado del SAT y Verificacion de antecedentes
• ❌ Si después necesitas consultar SAT o Buró, deberás enviar una liga adicional

Fuentes privadas (flujo genérico):

• ✅ Permite acceder a datos públicos y privados en un solo paso
• ✅ Ahorra tiempo al tener todo en un solo flujo
• ❌ Requiere que el cliente complete el proceso de autorización correctamente

2.5 Registro personalizado de Alta por entidad

Además del flujo genérico de onboarding, Syntage también te permite generar enlaces personalizados de autorización para cada uno de tus clientes. Esta opción es especialmente útil cuando necesitas solicitar tanto información pública como privada de forma dirigida y personalizada, incrementando la confianza del cliente al recibir una liga que ya contiene sus datos precargados (como el RFC o nombre legal).

El uso de ligas personalizadas es recomendable en operaciones donde el seguimiento individualizado es importante para tu operación

Para iniciar este tipo de onboarding:

1. Dirígete al apartado Entidades desde el menú principal.
2. Haz clic en el botón "Agregar entidad", ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Se abrirá una ventana titulada “Selecciona las fuentes de datos”
4. Selecciona todas las fuentes que deseas consultar (públicas y privadas).
5. Ingresa el RFC o nombre legal.
6. La plataforma generará una liga personalizada de onboarding que deberás copiar y compartir con tu cliente o prospecto.

✅ Ventajas:

• Permite personalizar el onboarding con los datos específicos del cliente.
• Aumenta la confianza del cliente al ver su nombre o RFC en el enlace.
• Reduce errores de captura por parte del cliente, ya que los datos clave ya vienen precargados.

• Mejora la trazabilidad de cada entidad y su avance dentro del flujo de autorización.

   

⚠️ Consideraciones importantes

• Muchos usuarios creen que al ver la entidad creada ya deberían tener acceso a toda la información. Sin embargo, si el cliente aún no ha completado la autorización de fuentes privadas, solo estarán disponibles los datos de fuentes públicas.
• Esto no representa un error, sino que significa que la plataforma está esperando la autorización del cliente para acceder a las fuentes privadas (SAT y Buró de Crédito).
• Si el cliente nunca entra al enlace o no completa la autorización, la entidad quedará incompleta y visible solo con información parcial.
• Es importante revisar el estatus de la entidad (cuarta columna de izquierda a derecha en la vista de “Entidades”) para confirmar si ya se completó el proceso o aún estás en espera.

2.6 Interpretar el estatus de una entidad

Una vez que das de alta una entidad, ya sea mediante fuentes públicas, onboarding completo o liga personalizada, es importante dar seguimiento a su progreso dentro de la plataforma. Para ello, el campo Estatus te ayudará a saber en qué etapa del proceso se encuentra cada fuente de información: si está en espera, en proceso, si ya finalizó o si ocurrió algún error.

Este indicador visual es clave para entender si ya puedes consultar los datos, si falta alguna acción por parte del cliente o si necesitas reintentar una extracción. Aprender a leer correctamente esta columna te evitará confusiones comunes como pensar que hay un error cuando en realidad solo estás esperando una autorización pendiente.

En el módulo de Entidades, cada vez que creas una, se muestra una línea con información clave como:

• RFC
• Nombre legal
• Syntage Score
• Estatus
• Propietario
• Tipo
• Etiquetas
• Fecha de creación
• Acciones adicionales

El campo Estatus es la cuarta columna de izquierda a derecha. En él verás etiquetas con los nombres de las fuentes de información activadas para esa entidad (SAT, RPC, RUG, BIL, Buró de Crédito, etc.) y un código de color que te indica su estado actual.

Haz clic sobre el estatus de una entidad para abrir un panel con más detalles. Desde ahí podrás:

1. Ver si existe una liga personalizada para autorizar fuentes privadas y copiarla para compartirla con tu cliente.
2. Crear nuevas extracciones si alguna fuente no fue incluida o si necesitas reintentar una extracción fallida.
3. Consultar qué información ya está disponible y cuál sigue pendiente de autorización o en proceso de extracción

Código de colores

Los colores del estatus en Syntage funcionan como indicadores visuales que te permiten identificar de forma rápida el estado actual de cada fuente de información asociada a una entidad. Estos códigos de color son fundamentales para interpretar si la información ya está disponible, si hay una autorización pendiente, o si hubo algún problema durante la extracción.

A continuación, te explicamos qué significa cada color:

• 🔵 Azul: Syntage está en proceso de extracción. En este punto los datos aún se están recolectando, por lo que no se recomienda consultarlos hasta que finalice el proceso.
• 🟢 Verde: La extracción ha finalizado correctamente. Ya puedes consultar los datos de esa fuente.
• 🟠 Naranja: La entidad está en espera de autorización del cliente. Este estatus se mantiene hasta que se ingresen las credenciales necesarias (por ejemplo, SAT o Buró de Crédito).
• ⚪ Gris: La fuente no ha sido solicitada para esa entidad. Esto puede deberse a que no fue incluida en las extracciones de primera vez o aún no se ha configurado una extracción.
• 🔴 Rojo: Hubo un error durante la extracción. Esto no significa que no existan datos, pero es posible que estén incompletos o que la extracción se haya interrumpido por causas externas, como fallas en los portales de origen.

📌 Tip: Si ves un estatus en rojo, puedes reintentar la extracción desde el mismo panel o contactar a soporte si el error persiste.

2.7 Segunda etapa del Alta desde "Estatus"

En algunos casos, puedes haber dado de alta una entidad únicamente con fuentes públicas (RPC, RUG, BIL Verificación de antecedentes), como una consulta preliminar. Sin embargo, si después necesitas acceder a datos del SAT o del Buró de Crédito, no es necesario volver a crear la entidad: puedes avanzar con la segunda etapa del onboarding directamente desde la columna de Estatus.

Este flujo te permite complementar la información existente con nuevas extracciones, generando una liga de autorización personalizada para que el cliente complete el proceso.

Para hacerlo:

1. Ve a la columna Estatus de la entidad correspondiente (cuarta columna de izquierda a derecha).
2. Haz clic en el botón Crear extracción.
3. Selecciona los extractores que necesites:

• Facturas
• Declaraciones anuales
• Declaraciones provisionales
• Declaración RIF
• Constancia de Situación Fiscal
• Opinión de cumplimiento
• Contabilidad electrónica

Una vez configurados, se generará automáticamente una liga de autorización que puedes copiar y compartir con tu cliente.

La liga aparecerá destacada con un recuadro naranja que indica:

"Esperando credencial de SAT y autorización de Buró de Crédito. Comparte el enlace de autorización para procesar las extracciones."

Este método es útil cuando primero se explora la información pública y, conforme se valida el perfil del prospecto, se decide continuar con el análisis completo.

2.8 Alta avanzada de entidades: Widget y API

Si cuentas con un equipo técnico o desarrolladores, puedes incorporar el flujo de onboarding directamente en tu propio sitio web o sistema interno. Esto permite ofrecer una experiencia mucho más fluida, profesional y personalizada para tus clientes, sin necesidad de redirigirlos a otras páginas.

Tienes dos opciones disponibles:

• Widget embebido: Te permite mostrar el flujo de registro directamente en tu página web, facilitando que tus clientes completen el proceso sin salir de tu plataforma.
• Conexión vía API: Ideal si deseas construir un flujo de onboarding completamente personalizado y adaptado a las necesidades de tu operación. Con esta opción, puedes diseñar tu propio formulario para solicitar datos adicionales a tus clientes y, al mismo tiempo, integrar la conexión con Syntage de forma automatizada. Esto te da mayor control sobre la experiencia del usuario, sin depender de la interfaz estándar de Syntage.

Ambas opciones mejoran la experiencia del usuario final y reducen fricciones, pero requieren conocimientos técnicos y desarrollo por parte de tu equipo.

Puedes consultar la documentación completa aquí:

• 📎 Widget embebido: https://docs.syntage.com/guides/embedding-entity-onboarding
• 📎 Syntage API: https://docs.syntage.com/

2.9 Consideraciones adicionales

Antes de cerrar esta sección, es importante tener en cuenta algunos puntos clave que pueden ayudarte a evitar errores comunes y a entender mejor cómo funciona el proceso de onboarding en Syntage:

• Las ligas de alta de entidades están vinculadas únicamente a tu cuenta. Lo que quiere decir que los datos que se comparten a través de cada enlace son exclusivos entre tú y tu cliente. Esto significa que otros usuarios no pueden ver ni acceder a la información recopilada desde tus ligas, y tú tampoco puedes ver la información capturada por otros usuarios. Es un canal seguro, privado y exclusivo para tu operación.
• Esto significa que otros usuarios no pueden ver ni acceder a la información recopilada desde tus ligas, y tú tampoco puedes ver la información capturada por otras cuentas. Es un canal seguro, privado y exclusivo para tu operación.
• Recomendamos usar siempre el RFC para asegurar la correcta vinculación de datos. Syntage lo usa como identificador principal, ya que el nombre legal puede variar (puntos, comas o abreviaturas). Si registras primero con nombre legal y luego con RFC, se crearán dos entidades distintas porque no se pueden unificar sin el RFC desde el inicio.
• Para acceder a los datos del SAT:
  • El cliente deberá ingresar su contraseña del SAT
  • Se puede activar el acceso por Efirma si es necesario, solicitalo directamente en los canales de soporte.
• Para acceder a los datos del Buró de Crédito:
  • El cliente debe completar un formulario con la siguiente información:
    • Nombre o razón social
    • Número de teléfono
    • País
    • Correo electrónico
    • Código PIN, que se enviará al correo registrado

Estos pasos son indispensables para cumplir con los requisitos de autorización del Buró de Crédito.

Con esta información ya puedes dominar los flujos de onboarding en Syntage, desde lo más básico hasta integraciones más avanzadas. En la siguiente sección veremos cómo consultar y explotar los datos obtenidos desde las entidades dadas de alta.